İYS Kayıt Nasıl Yapılır? Adım Adım İYS Üyelik ve Giriş Rehberi

Ticari elektronik ileti göndermek isteyen her işletmenin ilk adımı İYS kaydıdır. Kayıt tamamlanmadan ne izin yüklenebilir ne de gönderim öncesi sorgulama yapılabilir. Bu rehberde İYS kaydının nasıl yapıldığını, hangi bilgilerin hazır olması gerektiğini ve kayıt sonrasında sıkça atlanan kritik adımları sırasıyla anlatıyoruz.

Sistemin ne olduğunu henüz bilmiyorsanız önce İYS nedir rehberimizi okumanızı öneririz.

İYS Kaydı Kimler İçin Zorunlu?

Kayıt yükümlülüğü, ticari elektronik ileti gönderen hizmet sağlayıcılara aittir. Müşterilerinize SMS, e-posta veya arama yoluyla kampanya, tanıtım ya da pazarlama mesajı iletiyorsanız kapsamdasınız. Şirket büyüklüğü ya da sektör fark etmez.

Buna karşılık, içinde tanıtım bulunmayan tamamen bilgilendirme amaçlı mesajlar (sipariş durumu, kargo takibi, randevu hatırlatması, borç bildirimi) ticari elektronik ileti sayılmaz. Kapsamın ayrıntısı için İYS'ye kimler kayıt olmak zorunda yazımıza bakabilirsiniz.

Kayıt Öncesi Hazırlık Listesi

Süreci tek oturumda bitirmek için şu bilgileri önceden toplayın:

• Kurumsal bilgiler: Vergi numarası / MERSİS numarası, ticaret unvanı, kayıtlı adres.
• Yetkili kişi bilgileri: İşlemi yapacak kişinin kimlik ve iletişim bilgileri, imza yetkisi durumu.
• KEP adresi: Kurumsal yazışmalar için gerekebilir.
• Marka listesi: Ticari ileti göndereceğiniz her marka/işletme adı.
• Gönderim hacmi tahmini: Yıllık kaç ileti göndereceğiniz, paket seçimini belirler.
• Mevcut izin listeniz: Elinizdeki onaylı telefon numaraları ve e-posta adresleri, izin türü ve kaynağı ile birlikte.

Son maddeyi hafife almayın. Kayıt işleminin kendisi kısa sürer; asıl iş mevcut izinlerin derlenmesi ve temizlenmesidir.

Adım Adım İYS Kayıt Süreci

1. Hizmet sağlayıcı başvurusu

İYS'ye hizmet sağlayıcı sıfatıyla başvuru yapılır. Şirket bilgileri girilir ve yetkili kişi doğrulaması tamamlanır. Bu aşamada girdiğiniz ticaret unvanının resmi kayıtlarla birebir aynı olmasına dikkat edin; uyuşmazlık, onay sürecini uzatan en yaygın sebeptir.

2. Kullanım paketinin seçilmesi

İYS, gönderim hacmine göre farklı paketler sunar. Paket seçimi yalnızca maliyeti değil, entegrasyon yetkinizi de belirler: bazı paketlerde sistem entegrasyonu yalnızca bir İYS entegratörü aracılığıyla yapılabilir. Otomasyon planlıyorsanız bu ayrımı en baştan netleştirin.

3. Marka tanımlama

Ticari ileti, hizmet sağlayıcı adına değil marka adına gönderilir. Bir hizmet sağlayıcı birden fazla marka tanımlayabilir. Örneğin tek bir şirket bünyesinde üç ayrı perakende zinciri varsa, üçü de ayrı marka olarak tanımlanır ve izinler markalar arasında paylaşılmaz.

Marka adı, alıcının mesajı aldığında tanıyacağı isim olmalıdır. Alıcının hiç duymadığı bir tüzel kişilik adı, izin verilmiş olsa bile şikâyet oranını yükseltir.

4. Yetkili kullanıcı tanımları

Marka Paneli'ne kimlerin erişeceğini belirleyin. Pazarlama ekibi, IT ekibi ve hukuk/uyum sorumlusu için ayrı kullanıcılar tanımlamak, denetim izini takip edilebilir kılar.

5. Mevcut izinlerin yüklenmesi

Bu, sürecin en kritik adımıdır. Elinizde bulunan geçmiş onayları sisteme yüklemezseniz, o alıcılara ileti gönderemezsiniz — izin fiilen var olsa bile İYS nezdinde yok hükmündedir.

Yükleme sırasında her kayıt için şunlar istenir:

• Alıcı bilgisi (telefon numarası veya e-posta adresi)
• İzin türü: SMS, e-posta veya arama
• İzin kaynağı: ıslak imza, web sitesi, mobil uygulama, çağrı merkezi, mesaj vb.
• Onay tarihi ve saati
• İzin durumu: onay ya da ret

Yükleme; Marka Paneli üzerinden dosya ile ya da API/entegratör üzerinden otomatik yapılabilir. On binlerce kayıt söz konusuysa ikinci yöntem pratikte tek seçenektir.

6. Doğrulama ve operasyona geçiş

Yükleme sonrası kayıtların sisteme işlendiğini doğrulayın. Hatalı formatta gönderilen numaralar sessizce reddedilebilir; yükleme raporunu satır satır kontrol edin. Ardından gönderim öncesi sorgulama akışınızı devreye alın.

İYS Giriş: Marka Paneli ve Vatandaş Girişi

İYS'de iki ayrı giriş vardır ve sık karıştırılır:

• Marka Paneli (hizmet sağlayıcı girişi): İşletmelerin izin ekleme, sorgulama ve raporlama yaptığı ekrandır.
• Vatandaş girişi: Alıcıların kendi izinlerini görüntülediği ve reddettiği ekrandır; e-Devlet üzerinden de erişilebilir.

Müşterileriniz "iznimi nereden kaldırırım" diye sorduğunda onları vatandaş girişine yönlendirmeniz, hem mevzuata uygun hem de şikâyeti azaltan bir davranıştır.

Kayıt Sonrası Yapılması Gerekenler

1. Gönderim öncesi sorgulamayı zorunlu hâle getirin. Kampanya listesi, gönderimden hemen önce İYS'den sorgulanmalıdır. Yöntemler için İYS sorgulama rehberine bakın.
2. Ret senkronizasyonunu kurun. Alıcı iznini geri çektiğinde bu bilgi kendi CRM'inize de düşmelidir. Ayrıntı: İYS ret yönetimi.
3. Yeni izinleri anında işleyin. Web formu veya çağrı merkezinden gelen her yeni onay, toplu iş beklemeden sisteme yazılmalıdır.
4. Kayıtları saklayın. Onayın kaynağı ve tarihi, denetimde ispat aracınızdır.
5. Süreci otomatikleştirin. Manuel yürütülen izin yönetimi, hacim büyüdükçe kaçınılmaz olarak hata üretir.

Sık Yapılan Hatalar

• İzinleri kanal ayrımı yapmadan yüklemek. SMS izni olan bir alıcıya otomatik olarak e-posta izni de atanamaz; üç kanal birbirinden bağımsızdır.
• İzin kaynağını "diğer" olarak geçmek. Kaynak bilgisi ispat açısından belirleyicidir; gerçek kaynağı yazın.
• Tek seferlik yükleme yapıp bırakmak. İYS bir arşiv değil, canlı bir kayıttır; sürekli senkronizasyon gerektirir.
• Sorgulamayı listeyi hazırlarken değil, gönderimden günler önce yapmak. Aradaki sürede gelen retler kaçırılır.
• Bilgilendirme mesajına kampanya cümlesi eklemek. Bu, mesajı ticari elektronik iletiye dönüştürür ve izin şartına tabi kılar.

Sık Sorulan Sorular

İYS kaydı ücretli mi?

İYS kullanımı, gönderim hacmine göre belirlenen paketler üzerinden ücretlendirilir. Güncel paket ve tarife bilgileri için İYS'nin resmi kaynaklarını esas alın.

İYS kaydı ne kadar sürer?

Bilgileri eksiksiz ve resmi kayıtlarla uyumlu girdiğinizde başvuru kısa sürede tamamlanır. Süreci uzatan asıl kalem, mevcut izin listenizin derlenmesi ve temizlenmesidir.

Birden fazla markam var, ayrı ayrı kayıt mı olmalıyım?

Hayır. Tek bir hizmet sağlayıcı kaydı altında birden çok marka tanımlanır. Ancak izinler markalar arasında ortak kullanılamaz; her marka kendi izin havuzuna sahiptir.

Eski izinlerimi yüklemezsem ne olur?

Yüklenmemiş izin, İYS nezdinde bulunmayan izindir. O alıcılara ticari elektronik ileti gönderemezsiniz; gönderirseniz onaysız gönderim yapmış sayılırsınız.

Kaydı yaptım, entegrasyona hemen geçebilir miyim?

Bu, seçtiğiniz pakete bağlıdır. Bazı paketlerde doğrudan API erişimi verilirken, bazılarında entegrasyon yalnızca yetkili bir entegratör üzerinden yapılabilir.