İYS Toplu İzin Yükleme: Eski Verilerinizi İYS'ye Nasıl Aktarırsınız?

İYS toplu izin yükleme, işletmenin geçmişte kendi kanallarından topladığı ticari ileti izinlerinin — Excel/CSV dosyasıyla ya da API üzerinden — tek seferde İleti Yönetim Sistemi'ne aktarılmasıdır. Bu adım tamamlanmadan eski listeniz hukuken kullanılamaz: İYS'ye kaydedilmeyen bir onay, İYS nezdinde yok hükmündedir.

Uygulamada en çok kaybedilen izinler burada kaybedilir. On yıllık bir e-ticaret sitesinin 400 bin kayıtlık listesi, yanlış formatlanmış bir dosya yüzünden yarı yarıya reddedilebilir. Bu yazıda süreci baştan sona, veri seviyesinde anlatıyoruz. Temel kavramlar için önce İYS nedir rehberimize bakabilirsiniz.

Neden Toplu Yükleme Gerekir?

6563 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelik, ticari elektronik ileti onaylarının İYS üzerinde kayıtlı olmasını şart koşar. Bunun pratik sonuçları şunlardır:

• Kendi veri tabanınızda "izinli" görünen bir kayıt, İYS'de yoksa gönderim yapamazsınız.
• Bir şikâyet incelemesinde ispat, İYS kaydı üzerinden yürür. Kendi tablonuzdaki not tek başına yeterli sayılmaz.
• 1 Haziran 2020 öncesi izinler için tanınan geçiş dönemi sona ermiştir; bugün yükleme yapan bir işletme, o dönemin toplu af koşullarından değil, olağan kurallardan yararlanır.
• Yeni alınan her onay ve her ret, mevzuat gereği üç iş günü içinde İYS'ye işlenmelidir. Toplu yükleme tek seferliktir; sonrasında sürekli senkronizasyon başlar.

Yani toplu yükleme bir bitiş değil, bir başlangıçtır. Yalnızca dosyayı yükleyip bırakan işletmeler birkaç ay sonra yeniden uyumsuz hâle gelir.

Hangi Veriyi Yükleyebilirsiniz, Hangisini Yükleyemezsiniz?

İYS'ye yükleme beyan usulüyle yapılır: sistem sizden onay formu, ekran görüntüsü veya log talep etmez. Ancak ispat yükümlülüğü tamamen sizdedir. Bir alıcı itiraz ettiğinde o izni belgeleyemiyorsanız, beyan sizi korumaz — aksine aleyhinize delil olur.

Kural: Şüpheli kaydı yüklememek, yükleyip sonra şikâyet almaktan her zaman ucuzdur. Onay kutusunun nasıl kurgulanması gerektiğini ticari ileti izni nasıl alınır yazımızda ayrıntılı anlattık.

Toplu Yükleme Yöntemleri

Hacminiz düşükse dosya yükleme yeterlidir. Ancak liste 100 binin üzerindeyse ya da izinler günlük olarak değişiyorsa, dosya yöntemi kısa sürede sürdürülemez hâle gelir. Karşılaştırma için İYS entegratörü nedir, nasıl seçilir yazımıza bakın.

Adım Adım Toplu Yükleme Süreci

1. Envanter çıkarın

İzin verisi tek bir yerde durmaz. Tipik bir işletmede kaynaklar şunlardır: e-ticaret üyelik tablosu, CRM, çağrı merkezi yazılımı, mağaza kasa sistemi, eski bülten aracı, Excel dosyaları. Önce hangi kaynakta kaç kayıt var, hangisi hangisiyle çakışıyor onu çıkarın. Bu adımı atlayanlar aynı kişiyi üç farklı tarihle üç kez yükler.

2. Veriyi temizleyin ve normalize edin

Reddedilen satırların büyük çoğunluğu format hatasından kaynaklanır. Yükleme öncesi zorunlu kontroller:

Ek olarak: mükerrer kayıtları temizleyin (aynı adres + aynı kanal tek satır olmalı), ret bilgisi olan kayıtları silmeyin — ret olarak yükleyin. Reddi yüklemek, o kişiye yanlışlıkla gönderim yapılmasını önleyen en ucuz sigortadır.

3. İzin kaynağını doğru eşleyin

Her satırın onayın nereden alındığını gösteren bir kaynağı olmalıdır. Bu alan kozmetik değildir; itiraz hâlinde ilk sorulan şeydir.

• Web sitesi formu → web kaynağı
• Islak imzalı form → ıslak imza kaynağı
• Çağrı merkezi → çağrı merkezi kaynağı
• Mobil uygulama → mobil kaynağı
• Fuar, etkinlik, mağaza → fiziksel ortam / etkinlik kaynağı
• 1 Mayıs 2015 öncesi alınmış onaylar → bu döneme özel HS_2015 kaynağı

Bir kaydın kaynağını bilmiyorsanız "web sitesi" yazmayın. Bilinmeyen kaynak, ispatlanamayan izin demektir; o satırı yüklemek yerine izni yeniden almak daha güvenlidir.

4. Küçük bir pilot parti yükleyin

Doğrudan 300 bin satır yüklemeyin. Önce 100–500 satırlık temsilî bir örnek gönderin: içinde farklı kanallar, tacir kayıtları, eski tarihli izinler ve bilinçli olarak bozuk birkaç satır bulunsun. Hata mesajlarının nasıl döndüğünü görmeden asıl yüklemeye geçmeyin.

5. Asıl yüklemeyi yapın

Yüklemeyi mesai saatleri içinde ve parçalar hâlinde yapın. Tek dev dosya yerine kanal bazında ya da 10–50 binlik dilimler hâlinde ilerlemek, hata durumunda hangi dilimin sorunlu olduğunu anında gösterir. Her dilimin sonuç raporunu ayrı saklayın.

6. Hatalı satırları kapatın

Sonuç raporu genelde üç grup üretir: başarılı, reddedilen, uyarılı. Reddedilenleri "kayıp" yazmayın; büyük kısmı düzeltilebilir format hatasıdır. Düzeltip yeniden yükleyin ve hangi satırın neden reddedildiğini kayıt altına alın — bu döküm, sonraki denetimde süreç titizliğinizin kanıtıdır.

7. Yükleme sonrası doğrulayın

Yükleme bittiğinde kendi veri tabanınızla İYS'yi karşılaştırın: kaç kayıt onaylı, kaç kayıt ret, kaç kayıt hiç yok? Aradaki farkı kapatmadan kampanya başlatmayın. Sorgulama yöntemleri için İYS sorgulama rehberimize bakabilirsiniz.

API ile Toplu Aktarım Nasıl Çalışır?

Dosya yerine API kullandığınızda her izin kaydı ayrı bir istek olarak kuyruğa alınır ve sonucu takip edilebilir. Selfiys API'sinde akış şöyledir:

POST /api/v1/izin
{
  "iysCode": 631866,
  "brandCode": 631866,
  "recipient": "+905333031510",
  "type": "MESAJ",
  "source": "HS_WEB",
  "status": "ONAY",
  "consentDate": "2019-04-12 14:35:00",
  "recipientType": "BIREYSEL"
}

İşlem asenkrondur: dönen guid ile sonucu GET /api/v1/izin?guid= üzerinden sorgularsınız. Yükleme bittikten sonra kampanya öncesi liste temizliği için toplu sorgu uç noktası kullanılır; tek istekte 1.000 numaraya kadar kontrol edip yalnızca onaylıları döndürür. Uç noktaların tamamı İYS API dokümantasyonunda yer alıyor; teknik kurulum için İYS API entegrasyonu nasıl yapılır yazımıza bakın.

Yükleme Sonrası: Alıcı Ne Görür?

Yüklediğiniz izinler alıcıya görünür hâle gelir. Vatandaş, e-Devlet veya İYS üzerinden hangi markanın hangi kanalda izni olduğunu görür ve dilerse tek tıkla kaldırır. Bunun üç pratik sonucu vardır:

1. Şişirilmiş liste geri teper. Tanımadığı bir markayı listesinde gören alıcı yalnızca reddetmez, şikâyet de edebilir.
2. Ret dalgası normaldir. Yükleme sonrası ilk haftalarda bir miktar ret gelir. Bu, listenin gerçek büyüklüğünü gösterir — kötü haber değildir.
3. Ret senkronizasyonu hemen kurulmalıdır. Gelen retleri kendi sisteminize yansıtmazsanız ilk kampanyada ihlal üretirsiniz. Bunu İYS ret yönetimi yazımızda ayrıntılandırdık.

En Sık Yapılan 8 Hata

1. Tüm listeyi tek kaynakla yüklemek. 200 bin kaydın hepsine "web sitesi" yazmak, ilk itirazda savunulamaz.
2. İzin tarihini yükleme tarihi yapmak. Onayın gerçek tarihi yazılmalıdır; hepsinin aynı gün alınmış görünmesi tipik bir uyarı işaretidir.
3. Kanalları birleştirmek. SMS izni olan herkesi e-posta ve aramaya da izinli işaretlemek, üç kat ihlal riski üretir.
4. Retleri atlamak. Geçmişte "listeden çık" diyenler yüklenmezse, sistemde yeniden izinli hâle gelirler.
5. Tacir/bireysel ayrımını yapmamak. Alıcı tipi yanlışsa izin doğru sorgulanamaz.
6. Pilot yapmadan yüklemek. Format hatası 500 satırda ucuz, 500 bin satırda pahalıdır.
7. Sonuç raporunu saklamamak. Yükleme dökümü, ispat zincirinizin parçasıdır.
8. Yüklemeyi bitiş sanmak. Yeni izinler üç iş günü içinde işlenmezse uyum birkaç ayda yeniden bozulur.

Toplu Yükleme Kontrol Listesi

• Tüm izin kaynakları envantere alındı, mükerrerler temizlendi mi?
• Telefonlar +90 biçiminde, e-postalar doğrulanmış mı?
• Her satırda gerçek izin tarihi ve gerçek izin kaynağı var mı?
• Kanal bazında ayrım korunuyor mu?
• Ret kayıtları da yükleme kapsamına alındı mı?
• Pilot parti yüklendi, hata mesajları anlaşıldı mı?
• Yükleme dilimler hâlinde yapıldı, sonuç raporları saklandı mı?
• Yükleme sonrası kendi veri tabanınızla mutabakat yapıldı mı?
• Bundan sonra alınacak izinler için otomatik (üç iş günü içinde) aktarım kuruldu mu?
• Ret senkronizasyonu çalışıyor mu?

Son iki madde işaretlenmeden proje bitmiş sayılmaz.

Sık Sorulan Sorular

Eski izinlerimi İYS'ye yüklemezsem ne olur?

O izinler İYS nezdinde yok kabul edilir. Bu kişilere ticari elektronik ileti gönderirseniz, kendi kayıtlarınızda onay bulunsa dahi izinsiz gönderim yapmış sayılırsınız.

Toplu yükleme için hangi dosya biçimleri kullanılıyor?

İYS Marka Paneli üzerinden .xls, .xlsx ve .csv dosyalarıyla toplu aktarım yapılabilir. Yüksek hacimde ve sürekli senkronizasyonda API/entegratör yöntemi tercih edilir.

Yüklerken onay belgesi göndermem gerekiyor mu?

Hayır, yükleme beyan usulüyle yapılır ve sistem belge talep etmez. Ancak ispat yükümlülüğü tamamen sizdedir; belgeleyemeyeceğiniz bir izni yüklemek risk üretir.

1 Mayıs 2015 öncesi alınan izinleri yükleyebilir miyim?

Evet. Bu tarihten önce alınmış ve sonrasında reddedilmemiş onaylar, bu döneme özel HS_2015 izin kaynağıyla aktarılır.

Yükleme sonrası yeni izinleri de toplu mu göndereceğim?

Hayır. Toplu yükleme geçmiş veri içindir. Yeni alınan her onay ve her ret, mevzuat gereği üç iş günü içinde İYS'ye işlenmelidir; bu ancak otomatik bir entegrasyonla sürdürülebilir.

Yanlış yüklediğim bir kaydı düzeltebilir miyim?

İzin kaydının durumu güncellenebilir; hatalı bir onayı ret olarak işleyip kapatabilirsiniz. Ancak yanlış yükleme geçmişte kalmaz — bu yüzden pilot parti ve doğrulama adımları atlanmamalıdır.

Kaç kayıttan sonra API'ye geçmeliyim?

Kesin bir eşik yoktur, ancak pratikte listesi 50 binin üzerinde olan veya izinleri günlük değişen işletmelerde dosya yöntemi kısa sürede sürdürülemez hâle gelir.