ETK Nedir? ETK Onayı, ETK Bilgisi ve İYS İlişkisi

ETK, günümüzde SMS, e-posta veya arama yoluyla müşterilerine ulaşan neredeyse her işletmenin karşılaştığı bir kısaltma. Peki ETK ne demek, ETK onayı nedir ve izin kaydında geçen ETK bilgisi tam olarak neyi ifade eder? Bu rehberde, kavramı hukuki temeliyle birlikte sade bir dille açıklıyor; ETK'nın İYS (İleti Yönetim Sistemi) ile ilişkisini adım adım özetliyoruz.

ETK Nedir?

ETK, Elektronik Ticari İleti'nin (ticari elektronik ileti) kısaltması olarak kullanılır. Kısaca; bir işletmenin ürün, hizmet veya kampanyalarını tanıtmak, pazarlamak ya da işletmenin bilinirliğini artırmak amacıyla telefon, çağrı merkezi, faks, otomatik arama makinesi, akıllı ses kaydedici, e-posta veya SMS gibi elektronik kanallar üzerinden gönderdiği her türlü mesaj bir ticari elektronik iletidir.

Bu iletilerin hukuki çerçevesi 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve buna bağlı yönetmelikle çizilir. En temel kural şudur: Alıcının önceden onayı olmadan ticari elektronik ileti gönderilemez. İşte bu onaya günlük dilde ETK onayı ya da ETK izni denir.

ETK Ne Demek? (Kısaca)

• ETK = Elektronik / ticari elektronik ileti.
• Amacı ticari olan (tanıtım, pazarlama, kampanya) mesajları kapsar.
• SMS, e-posta ve arama olmak üzere üç temel izin türü vardır.
• Gönderim için alıcının onayı (izni) şarttır; alıcı bu onayı istediği zaman geri çekebilir (ret hakkı).

Not: Sipariş bilgisi, borç hatırlatması, teslimat bildirimi gibi tamamen bilgilendirme amaçlı ve içinde tanıtım bulunmayan mesajlar ticari elektronik ileti sayılmaz; bunlar için ayrıca ETK onayı aranmaz.

ETK Onayı Nedir?

ETK onayı, alıcının kendisine ticari elektronik ileti gönderilmesine açık biçimde rıza göstermesidir. Geçerli bir onayın taşıması gereken temel unsurlar şunlardır:

• Açık irade: Onay, alıcının özgür iradesiyle ve olumlu bir hareketle (kutucuğu işaretleme, "onaylıyorum" beyanı vb.) verilmelidir. Önceden işaretlenmiş kutucuklarla verilmiş sayılamaz.
• Kapsam belirliliği: Onayın hangi kanalları (SMS / e-posta / arama) kapsadığı net olmalıdır.
• İspat edilebilirlik: Onayın alındığı tarih, kanal ve içerik kayıt altına alınmalı; gerektiğinde ispatlanabilmelidir.
• Kolay ret imkânı: Alıcı, her iletide ücretsiz ve kolayca reddetme hakkını kullanabilmelidir.

Onay; ıslak imzalı form, çağrı merkezi kaydı, web sitesi/uygulama üzerinden dijital onay ya da SMS ile doğrulama gibi yollarla alınabilir. Hangi yol seçilirse seçilsin, onayın ispatı gönderene aittir.

ETK Bilgisi Nedir? (İzin Kaydında Neler Yer Alır?)

Uygulamada ETK bilgisi, bir alıcıya ait izin kaydının içindeki verileri ifade eder. Bir ETK / izin kaydında tipik olarak şu bilgiler bulunur:

• Alıcı bilgisi: Onayın ait olduğu telefon numarası veya e-posta adresi.
• İzin türü (kanal): SMS, e-posta veya arama.
• İzin kaynağı: Onayın alındığı yol — ıslak imza, web, mobil uygulama, çağrı merkezi, mesaj vb.
• Onay tarihi ve saati: İznin alındığı zaman damgası.
• İzin durumu: Onaylı (aktif) ya da ret (çekilmiş) durumu.

Bu bilgiler, bir kampanya göndermeden önce "bu numaraya SMS gönderebilir miyim?" sorusunun cevabını verir. İzin durumu ret ise o kanaldan ticari ileti gönderilemez.

ETK ile İYS Arasındaki İlişki

İYS (İleti Yönetim Sistemi), ticari elektronik ileti onaylarının (yani ETK izinlerinin) tutulduğu, alıcıların da kendi izinlerini görüp yönetebildiği ulusal bir platformdur. İlişkiyi şöyle özetleyebiliriz:

• ETK gönderdiğiniz ticari iletinin kendisidir; İYS ise bu iletiye ait onayın kayıtlı tutulduğu resmi sistemdir.
• Kapsamdaki işletmeler, aldıkları SMS/e-posta/arama izinlerini İYS'ye kaydetmek zorundadır.
• Kampanya öncesinde numara/e-posta'nın izin durumu İYS üzerinden sorgulanır; yalnızca izinli olanlara gönderim yapılır.
• Alıcı İYS üzerinden iznini geri çekerse (ret), işletmenin bu ret'e uyması ve o kanaldan göndermeyi durdurması gerekir.

Kısacası: ETK onayı alırsınız, bu onayı İYS'ye işlersiniz, göndermeden önce İYS'den sorgularsınız ve ret'leri gerçek zamanlı takip edersiniz. Bu döngü işletmeleri hem ETK hem de KVKK açısından uyumlu tutar.

ETK Onayı Nasıl Alınır ve Yönetilir?

1. Onayı toplayın: Web formu, mobil uygulama, çağrı merkezi ya da ıslak imzalı belgeyle açık onay alın.
2. İYS'ye işleyin: Aldığınız her SMS, e-posta ve arama iznini İYS'ye kaydedin.
3. Sorgulayın: Kampanya öncesi izin durumunu tekil veya toplu olarak kontrol edin.
4. Ret'leri senkronize edin: Alıcıların çektiği izinleri anında sistemlerinize yansıtın.
5. Kayıt tutun: Onay ve ret hareketlerini zaman damgalı, denetime hazır biçimde saklayın.

Bu süreçlerin tamamı manuel yürütüldüğünde hem yavaş hem de hataya açıktır. İYS entegratör altyapısı ile izin ekleme, sorgulama ve ret yönetimi tek bir API üzerinden otomatikleştirilebilir.

Uyum İçin Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Onaysız gönderim yapmayın; her iletide açık ve ücretsiz ret imkânı sunun.
• İzinlerinizi düzenli olarak İYS ile senkron tutun.
• Onayın kaynağını ve tarihini ispatlanabilir şekilde kaydedin.
• İzin durumu ret olan alıcılara ilgili kanaldan ileti göndermeyin.
• Bilgilendirme ile tanıtım içeriğini birbirine karıştırmayın.

Sık Sorulan Sorular

ETK ne anlama gelir?

ETK, elektronik / ticari elektronik ileti anlamına gelir. Ticari amaçla elektronik kanallardan gönderilen tanıtım ve pazarlama mesajlarını ifade eder.

ETK onayı zorunlu mu?

Evet. Alıcının önceden onayı olmadan ticari elektronik ileti gönderilemez. Bilgilendirme amaçlı, tanıtım içermeyen mesajlar bu kuralın istisnasıdır.

ETK ile İYS aynı şey mi?

Hayır. ETK gönderdiğiniz iletinin kendisi, İYS ise bu iletiye ait onayların tutulduğu ve sorgulandığı resmi sistemdir.

ETK bilgisi nerede saklanır?

Onay/izin bilgileri hem işletmenin kendi kayıtlarında hem de İYS (İleti Yönetim Sistemi) üzerinde tutulur; gönderim öncesi İYS'den sorgulanır.